La definizione di modello cooperativo tratta esplicitamente le informazioni ufficiali come dati ``di prima categoria'': di norma organizzati in unità informative autonome, ne viene assegnata la titolarità direttamente alla sorgente di queste informazioni, che è responsabile della loro manutenzione e del mantenimento della sincronizzazione di altre unità informative come indicato dalla ``regola di correttezza''. Inoltre, queste unità sono organizzate in modo da essere autonome, cioè da non avere altri punti di validazione superiori a quello imposto direttamente al momento della creazione.
Questo meccanismo implica in sostanza che il processo di pubblicizzazione dell'atto formale viene accresciuto con l'atto di aggiornamento del sistema informativo, minimizzando per quanto possibile la distanza tra la sua approvazione e la modifica di quest'ultimo.
Ugualmente caratteristica del modello è la politica adottata per i documenti personali: la titolarità di queste unità informative è sempre assegnata alla struttura o persona da cui originano, che quindi può mantenere un efficace controllo sulla correttezza di queste informazioni e di quelle strettamente correlate, comunicando le modifiche secondo le norme che vedremo. Se per la struttura in questione queste informazioni hanno carattere di ufficialità, cioè rappresentano per la struttura (o la persona) titolare quello che sono per l'organizzazione le informazioni ufficiali, allora queste unità informative vengono di norma rese autonome e le informazioni vengono a far parte di una nuova classe, che definisce in maniera esplicita il valore, analogo a quello delle informazioni ufficiali, che il sistema informativo assegna loro.
Regola 4 In un modello cooperativo ben progettato, le informazioni facenti parte di un'unità informativa autonoma che indichino eventi documentati in maniera formale da parte di meccanismi interni alla struttura che ne possiede la titolarità, vengono considerate allo stesso modo delle informazioni ufficiali. Queste informazioni vengono allora chiamate ``informazioni ufficiali della struttura'' o ``informazioni para-ufficiali''.
Prendiamo l'esempio classico del sistema informativo di
un'organizzazione universitaria: organizzato in un modello
cooperativo, una prima naturale divisione delle unità informative
è a livello di dipartimenti (o di facoltà). Attraverso una delega
della titolarità le informazioni ufficiali del dipartimento, per
esempio un verbale di consiglio di dipartimento, diventano
informazioni para-ufficiali dell'Università, e possono essere
trattate con la stessa garanzia di autorevolezza all'interno del
sistema informativo. Sarà il Dipartimento stesso, sorgente
dell'informazione, a mobilitarsi all'atto dell'approvazione di un
nuovo verbale affinché il sistema sia aggiornato in maniera
consistente con la regola di correttezza, dando cioè avvio alla
corretta sequenza di comunicazioni e aggiornamenti nelle altre unità
informative non direttamente sotto il suo controllo.
In questo modo, l'insieme
delle informazioni ufficiali (o considerabili tale)
dell'organizzazione nel suo complesso cresce senza che sia necessaria
una validazione centrale di queste informazioni, operazione che
potrebbe diventare laboriosa nel caso di strutture particolarmente
complesse, e quindi ritardare la ``sincronizzazione'' del sistema
informativo con la realtà da rappresentare. Ovviamente, rispetto al
sistema decentralizzato, questo meccanismo possiede tutti i vantaggi
di un sistema di riferimento in cui è sempre chiaro quale struttura
abbia i diritti e i doveri di manutenzione di una particolare unità
informativa.